登録支援機関とは？支援機関の選び方と認定を受けるためのポイント
特定技能外国人を受け入れる際、必ず行わなければならないことのひとつに「義務的支援」があります。これは、外国人労働者に快適に働いてもらうために、なくてはならない支援です。今回はこの「支援」にフォーカスし、支援を委託する場合にはどのような支援機関を選ぶべきか、また支援を内製するためにはどのような点に気を付けるべきか解説します。特定技能制度を利用するのであれば避けては通れない部分なので、ぜひこの機会に支援について再度考えてみてください。
「登録支援機関」とは
まずは特定技能外国人に対して支援を行う、「登録支援機関」に関する説明です。特定技能外国人を受け入れる特定技能所属機関は、「義務的支援」を内製する場合と外部の企業に委託する場合があります。この、外部の企業が「登録支援機関」となります。
特定技能外国人の支援を行う組織・団体
登録支援機関とは、特定技能制度を活用して日本に入国する外国人の支援を行う機関のことです。主に入出国や日本での就労・生活を問題なく行うことができるようにサポートを行います。
一定の条件を満たすことで登録支援機関の認定を受けることはできますが、実際に支援機関としての役割を担っているのは、全体の約2割ほどの機関にとどまります。登録支援機関として登録したものの、特定技能外国人の受け入れを行っていなかったり、支援にかかる人的コストが大きく外部委託していたりすることが、この割合が低くなってしまっている原因です。
特定技能所属機関との違い
密接にかかわりあう登録支援機関と特定技能所属機関。登録支援機関は支援を行う機関、特定技能所属機関は「特定技能外国人の受け入れを行う機関」です。一方で、外国人の受け入れを担当する企業（特定技能所属機関）が、グループ内で登録支援機関の役割をもつグループ会社を設けて支援を行うという場合もあるため、2つの機関が混同されてしまうこともあります。
登録支援機関は、特定技能所属機関が行うことのできない義務的支援を行う組織です。実際に外国人の受け入れを行う機関（特定技能所属機関）と、支援を担当する機関（登録支援機関）で分けて認識しておくと、混同しにくくなるでしょう。
義務的支援と任意的支援
登録支援機関が特定技能外国人に対して行わなければならない支援には、「義務的支援」「任意的支援」の2種類があります。2つの支援の違いは、文字通り支援が義務づけられているか、そうでないかです。特定技能外国人に対して義務的支援を行わなかった場合は法令違反になってしまいますが、任意的支援にあてはまる内容についてはその対象外です。どのような支援が義務的支援にあたり、反対にどのような支援が任意的支援となるのか、この後ご紹介します。
登録支援機関が行う義務的支援の内容
上でご紹介したように、特定技能外国人に対する支援には「義務的支援」と「任意的支援」の2種類があります。まずは義務的支援にはどのような内容が含まれるのか、解説していきます。うっかり支援を行えていないと、法令違反に問われる可能性があるため、事前にしっかりと確認しておきましょう。
①「事前ガイダンスの提供」
日本に入国する前に、特定技能外国人に伝えなければならない事項がいくつかあります。
その告知のことを「事前ガイダンス」と呼び、実施が義務づけられています。
伝えることが必須とされているのは、雇用条件や入国手続きに関する情報、これから行われる支援の内容などです。
特に、費用負担に関する事項や、相談を受け付ける窓口に関する情報などは、漏れがないように伝えておかなければなりません。後々トラブルに発展しないようにするためにも、まずは社内で内容確認を万全にしておくことが求められます。
②「出入国の際の送迎」
特定技能外国人が入国する際には、空港まで迎えに行くことが義務づけられています。
「技能実習2号」からの切り換えなどで、対象の外国人労働者が既に日本にいる場合には、入国時の支援義務はありません。
また、特定技能外国人が出国する際にも空港へ送り届けることが義務となっています。
その際に注意すべきなのは「どこまで」送るべきなのかです。近年、在留期間満了後の不法滞在（オーバーステイ）が問題になっており、送迎に関する義務的支援も厳格に行う必要があります。不法滞在を防ぐために、登録支援機関の担当者は、保安検査場の前まで立ち会い、出国を見守らなければなりません。出国を見届けてこそ送迎が完了するのです。
③「住居確保・生活に必要な契約支援」
この部分に関しては、厚生労働省が定める義務的支援において、「適切な住居の確保に係る支援」と「生活に必要な契約に係る支援」の2つの内容に分けられています。
まず住居に関しては、日本への入国時点で、該当の特定技能外国人が住居を確保していないのであれば、本人の意向に添って住居確保のサポートを行うことが義務づけられています。
物件によっては賃貸契約時に連帯保証人が必要になりますが、それに該当する人物がいない場合、登録支援機関が連帯保証人となります。転居する際にも、この支援は義務づけられているため、注意が必要です。
また、居室そのものの条件もあります。居室の広さは最低でも7.5平米以上なくてはなりません。これは畳に換算すると4畳と少しの広さなので、ほとんどの物件では問題にならないと思われます。ただ、注意しなければならないのはシェアハウスやルームシェアを行う場合です。シェアハウスやルームシェアの場合、共用スペースは居住空間の面積に含まれません。つまり個人で独占できるスペースの広さが7.5平米以上なければなりません。本人がシェア形式の物件に居住を希望する場合には、専有面積の確認は必須です。
④「生活オリエンテーションの実施」
これは、外国人が日本で暮らす上で知っておくべき情報を、本人が十分理解できる言語で伝えるという支援です。ここで伝えなければならない項目は多岐にわたります。ほんの一部ですが、下記内容を例示します。
- 医療機関の利用方法
- 日本における生活ルール・マナー
- 各種届け出についての情報
- 相談窓口への連絡方法 など
この生活オリエンテーションは、最低でも8時間以上の実施が義務づけられていますが、最も大切なのは本人の理解度に合わせて実施することです。日本における今後の暮らしの質にも関わってくる大切な部分なので、8時間という時間にとらわれず、しっかり理解してもらえるまで説明を行うことが重要です。
⑤「公的手続等への同行」
「生活に必要な契約に係る支援」には、日本で生活を始めるにあたって必要となる各種契約の補助が該当します。市区町村の役場での手続きや電気・ガス・水道などの契約など、日常生活を送る上で必要な手続きについて、書類を用意したり、必要があれば各機関に同行したりすることが義務となっています。
⑥「日本語学習機会の提供」
日本への入国前、特定技能制度の在留資格を取得する際、日本語能力に関する試験が行われます。そこで一定の基準を満たした外国人が在留資格を手にしているのですが、日本で暮らす上では、学習した日本語のみでは不十分なのが現実です。
そのため、登録支援機関には本人の希望に基づき、日本語を学ぶ機会の提供や入学や受講に際して発生する契約手続きの補助を行うことが義務づけられています。
ちなみに、自主学習のための学習教材としてはオンラインコンテンツも認められているため、近年ではeラーニングの活用が積極的に進められています。
⑦「相談又は苦情への対応」
母国を離れて日本で働き、生活を営む上でさまざまな問題が生じることが予測されます。
もし登録支援機関が特定技能外国人から相談や苦情を受けた場合、迅速かつ適切に対応しなければなりません。もし登録支援機関内で対処ができない問題が生じた場合は、適切な窓口や機関を案内し、共に問題の解決に努める必要があります。
そして、こうした相談の中でも特に多いのが、勤務中や通勤中に生じたケガや病気に関する相談です。これらは労災保険制度の適用対象になるため、事前に労災保険のシステムや使い方について説明しておくと、いざという時の対応がスムーズになるでしょう。
⑧「日本人との交流促進」
就労先に日本を選ぶ外国人の中には、日本の文化に強い興味を持っている人も多いです。たとえそうでなかったとしても、長期間生活する国や地域の文化に触れたいと思うのは自然なことだといえます。
義務的支援には、特定技能外国人が希望する場合、地域で行われる行事やイベントに参加するためのサポートを行うことが含まれています。地域社会に溶け込むことは簡単ではありませんが、だからこそ積極的な交流をしたいと希望する外国人もいるため、登録支援機関側も適切な支援を行わなければなりません。
⑨「転職支援」
支援項目として定められているのは「外国人の責めに帰すべき事由によらないで特定技能雇用契約を解除される場合の転職支援」という事項です。これは簡単にいえば、本人の責任ではなく雇用契約を解除されてしまった場合、登録支援機関は外国人の転職支援を行わなければならないというものです。本人の責任でない契約解除には、人員の削減や特定技能所属機関の都合で行われる実質的な解雇が該当します。
次の受け入れ先として候補になり得る事業所の情報を提供したり、求職活動のための有休休暇の付与をしたりと、義務となっている支援の内容は多岐にわたります。やむを得ず契約を解除することになった場合は要注意です。
⑩「定期的な面談の実施、行政機関への通報」
義務づけられている内容としては、最低でも3ヶ月に1回の面談を実施し、特定技能外国人の労働や生活の状況についてヒアリングを行うというものです。近年、企業のミーティングはオンライン上で行われることが多くなりましたが、この面談については対面で行わなければなりません。また、特定技能外国人が労基法や入管法に違反しているという内容を知った場合には、登録支援機関に通報の義務が生じます。
任意的支援の内容は？
ここまでご紹介してきた義務的支援の内容に関連して、任意的支援にはどのような内容が当てはまるのか説明していきます。任意的支援はその名の通り任意で行われるものなので、行わないことで課せられるペナルティ等はありません。ただ、他の機関との差別化ポイントにもなり得る部分なので、ぜひ積極的に取り入れてみてください。
「事前ガイダンスの提供」関連
事前ガイダンスを行う際に行われる任意的支援としては、日本で快適に過ごすための情報が挙げられます。
日本の天候や文化など、初めて日本に来訪する場合は慣れないこともあるため、事前に注意点を含めて案内しておくと良いでしょう。また、本国から持参しておくと良いものなど、これまでに受け入れを行ってきた他の外国人の情報を元に伝えられることもあります。
「出入国の際の送迎」関連
「技能実習2号」をはじめとした在留資格を既に取得している場合は、送迎の義務は免除されます。ただし、送迎を行ったり、公共交通機関やルートの情報を伝えたりする任意的支援を行うことで、特定技能外国人は安心して出入国できるようになるでしょう。
「住居確保・生活に必要な契約支援」関連
基本的に、雇用契約が終了した後の住居確保をする義務はありません。ただ、現実的には住居の確保や契約はハードルが高いといえます。
次の受け入れ先が決定するまでの間、任意的支援として住居の確保や必要な契約をサポートし、特定技能外国人の不安を取り除くよう努めましょう。
「生活オリエンテーションの実施」関連
国民保険および健康保険の申請は代理人が行うことができないため、特定技能外国人本人が行わなければなりません。ただ、一人で申請をするのが難しい場合は、共に窓口に出向き、サポートを行うことが望まれます。
「公的手続等への同行」関連
契約の変更や解約についてのサポートは義務的支援には含まれませんが、そうした手続きを行う難易度は契約時とさほど変わらないでしょう。変更や解約の際にも、本人の希望に添って付き添うことをおすすめします。
「日本語学習機会の提供」関連
本人の希望に応じて教育を受けられるように努めるのが義務的支援の内容ですが、その手段も選べるようにすると、さらに学習意欲が高まるでしょう。
特に最近ではeラーニングの活用が積極的に行われています。仕事が忙しくまとまった時間を取ることができなくても、スキマ時間で学べるコンテンツがあれば、学習を続けることができます。支援機関側も進捗を確認しやすいため、この任意的支援は有用だといえます。
「相談又は苦情への対応」関連
相談を受けた際にスムーズに対応できるよう、専門の窓口や問い合わせ用ページを設けておくことは、任意的支援にあたります。
また、相談しやすいような環境づくりは、一見遠回りに見えますが非常に重要なことです。
積極的に相談できる、もしくは相談したいと思えるようなシステム・環境作りを心がけましょう。
「日本人との交流促進」関連
もちろん本人の意向に沿って行うべき部分ではありますが、登録支援機関側から積極的にイベントへの参加を推奨するのも一つの支援となるでしょう。また、そうしたイベントへの参加を希望する際には業務上や勤怠上の配慮を行うことが望ましいといえます。
上記以外にも、できる支援は数多くあります。本人の希望や支援状況に応じて、任意的支援を充実させていくと良いでしょう。
支援は内製すべき？委託すべき？
ここまでで支援の内容をご説明してきましたが、現実的には支援を内製するのが難しいという特定技能所属機関も数多くあります。支援を内製すべき場合と、外部に委託すべき場合の2パターンをシミュレーションしてみましょう。
支援を内製すべき場合
支援を内製した方が良いのは、「社内でノウハウを蓄積したい」場合です。特定技能外国人を継続的に受け入れるのであれば、支援を行いながら都度改善点を見つけ、次回以降の受け入れに活かすことができるでしょう。社内で支援を内製しノウハウの蓄積ができれば、コストを抑えることも可能です。
また、登録支援機関として他企業の支援業務を代行する予定がある場合にも、社内で支援を行えるようにするのは必須になります。
支援を委託すべき場合
反対に支援を委託すべきなのは、人手が不足している場合です。支援を内製する際、特にはじめのうちは多大な人的・時間的コストがかかることが予想されます。
もちろん、支援を外部機関に委託することで金銭的なコストはかかりますが、長い目で見れば人手不足の状況を悪化させることなく支援を継続することができます。
さて、自社内で支援を委託すべきか、内製すべきか見えてきましたか？
続いて、支援を委託する場合と内製する場合それぞれで、登録支援機関の選び方と登録支援機関になるためのポイントをご紹介します。共通する部分もあるため、どちらも一読しておくのがおすすめです。
【支援を委託する場合】登録支援機関を選ぶ際に見ておくべきポイント
支援を外部機関に委託する際には、法務省のホームページで公開中の登録支援機関リストに掲載されている事業者から委託先を選ぶことになります。ここでは、具体的な委託先選びのポイントを5つご紹介します。
支援業務の実績があるか
登録支援機関の8割は支援業務を行っていません。自社内での支援を行うために取得した場合や、認可を受けたものの実際の支援を行っていないというパターンも多いためです。もし支援業務を委託するのであれば、豊富な実績のある登録支援機関を選びましょう。
ただ、登録支援機関は認可を受ける際に「受け入れ実績」という項目を満たさなければならないため、実績そのものは多くの機関が持っているといえます。
積極的に支援業務を行っている機関では、ホームページに実績や支援の内容が記載されていることもあるため、参考にしながら支援機関を選びましょう。
コストパフォーマンスが良いか
支援を委託する際には、委託料がかかります。そしてその金額は各社によってさまざまですが、金額が安いから良いというわけではありません。また逆もしかりで、委託料が高いからと言って必ずしも質の高いサービスを受けられるとは限らないのです。
かかる料金に対し、どのような支援や特定技能所属機関向けのサポートが受けられるのかを元に、委託先を選びましょう。
担当者の対応は良いか
実際に外国人への支援を行う前後では、特定技能所属機関側と支援機関側での綿密な調整が必要になります。担当者の対応が誠実かつ迅速であれば、受け入れ時の不安も軽減できるでしょう。可能であれば事前に打ち合わせを行い、担当者の対応を確認しておくことをおすすめします。
また、外国人の担当者が在籍している支援機関であれば、より特定技能外国人に寄り添った支援を行える可能性があります。事前説明の際に合わせて確認しておくと良いでしょう。
教育支援まで行ってくれるか
特定技能外国人は一定の日本語レベルを満たし、入国の認可を受けています。しかし、単純な日本語能力と、実際に日本で仕事や生活を行う上で必要な日本語能力は異なります。
入国後も実践的な日本語教育を行わなければならないのです。
そこで要となるのが登録支援機関。義務的支援の中に「日本語学習の機会の提供に関する支援」が含まれているため、この機会に日本語教育を充実させることができます。
実際に働く上での日本語能力を身につけてもらうための教育ができるかどうかという点は、他の登録支援機関との差別化ポイントにもなります。
任意的支援の範囲と質
義務的支援をもれなく行うことはもちろんですが、任意的支援の内容も同じく大切です。
特定技能外国人が入国後、快適に過ごすためにできることはたくさんあります。最低限の義務的支援を行うだけでなく、任意的支援も含めて手厚い登録支援機関に支援業務を任せると良いでしょう。
【支援を内製する場合】認定を受けるための要件・他社に選ばれるためのポイント
ここからは支援を内製する場合、つまり特定技能所属機関が支援まで行う場合の話をしていきます。特定技能所属機関から委託を受けて義務的支援を行う登録支援機関にとっては、この部分は非常に重要になるでしょう。満たすべき要件を簡単にご紹介した後、登録支援機関として特定技能所属機関に選ばれるためのポイントをご紹介します。
登録時に満たすべき7つの要件
まずは簡単に、登録支援機関として認定を受けるために必要な要件をご紹介します。これらの要件はすべて満たさなければなりません。事前準備が必要なものもあるので、支援業務を始めることが決定した時点で要件を確認しておきましょう。
①支援責任者および1名以上の支援担当者がいること
②下記いずれかの実績や経験を有していること。
- 2年以内に就労資格を持った中長期在留外国人の受け入れ実績
- 2年以内に外国人に関する相談業務に従事した経験
- 支援責任者および支援担当者が、過去5年以内に2年以上就労資格を持った中長期在留外国人への生活相談業務に従事した経験
- 上記のほか、これらと同程度に支援業務を適切に実施できると認められている経験
③外国人が理解できる言語での支援体制が整っていること
④1年以内に責めに帰すべき事由により特定技能外国人または、技能実習生の行方不明者を発生させていないこと
⑤支援の費用を、直接または間接的に外国人本人に負担させないこと
⑥刑罰法令違反による罰則（5年以内に出入国又は労働に関する法令により罰せられたなど）を受けていないこと
⑦5年以内に出入国又は労働に関する法令に関し、不正または著しく不当な行為を行っていないこと
要件に反していないか、そして継続的にその要件を満たし続けることができるかを念頭に置き、登録支援機関認可に向けた準備を進めましょう。
登録支援機関として選ばれるためのポイント
支援の代行をビジネスにするのであれば、登録支援機関への認定だけでなく、特定技能所属機関に選ばれる存在にならなければなりません。
ここでは、「選ばれる」支援機関になるためにはどのような点に気を付けるべきか、ご紹介します。
法令を遵守する
当然のことのように思われるかもしれませんが、「うっかり」ということもあるため、法令遵守の意識を高く保つことは非常に大切です。法令を守ることに重きを置いている機関であれば、信頼に値すると考える人も少なくないでしょう。
まずは特定技能制度や支援に関する理解を深め、その上で法令遵守の意識を育むことが大切です。
適切な人材管理が必須
人材の管理を行う際には、プライバシーの保護と効率の両立が求められます。そのため、適切な人材管理を行うことこそが、登録支援機関としての要といっても過言ではないでしょう。必要な情報を必要な時に出すことができるか、ぜひ再確認してみてください。
教育支援は非常に重要
特定技能外国人がスムーズに働くためには、入国後の教育支援が必要不可欠です。本人のモチベーションにも関わる部分であるため、適切な教育支援を行えるような体制を構築しましょう。
日本語教育については、理解度の差が出やすいといえます。ひとりひとりの進捗確認を行い、それぞれに適した支援を行うことが重要なのです。そのため、人材管理の実施と合わせて教育支援状況の管理ができるサービスを使い、よりスムーズな支援を行うことをおすすめします。
当社提供の日本語学習サービス「MANABEL JAPAN」は、外国人のキャリアアップのための教育支援プラットホームです。
「義務的支援」の日本語学習機会の提供のために、教育体制をつくることができる学習管理システムと、業種別日本語会話トレーニングができるeラーニングコンテンツ、業種別の日本語オンラインレッスン、業種別資格試験対策講座の提供を行っています。
外国人の立場を思いやった支援を
どの支援にも共通することですが、最も大切なのは特定技能制度を活用して入国する外国人を思いやることです。たとえ「義務的支援」を行う場合でも、基準を満たすために支援をするのではなく、外国人のサポートを目的とした支援を行うことで、特定技能外国人のモチベーションや生産性の向上が図れます。本質的な意味での支援を行えば、特定技能所属機関側と特定技能外国人双方にメリットがもたらされるのです。
支援の内容が他社との差別化ポイント
この記事では、登録支援機関を選ぶ際のポイントや、登録支援機関として他社に選ばれるためのポイントをご紹介してきました。義務的支援、任意的支援ともに内容の充実は必須です。なにより特定技能外国人のためにより良い支援を行えるよう努めましょう。
MANABEL JAPANでは、eラーニングシステム提供企業として長年培った豊富な経験をもとに、特定技能外国人への教育をサポートします。
教育に重点を置いた支援を行うのであればぜひお声がけください。
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