昨今ではさまざまな産業で人手不足が常態化し、それを補うために外国人労働者を雇用することも珍しくなくなりました。加えて、特定技能制度の運用開始やコロナ禍で行われていた入国規制の緩和に伴い、今後も多くの外国人労働者が就労目的で日本に入国することが予想されます。しかし国内には、年々増加する外国人労働者に対応しきれなくなってしまっている機関があるのも事実です。この記事では、外国人の雇用管理を効率化するためのポイントを押さえ、現状の課題に対する解決策をご紹介します。外国人雇用に関するお悩みをお持ちの方はぜひ参考にしてみてください。

外国人の雇用を取り巻く国内の状況

まずは、日本における外国人雇用の状況をご紹介します。数年前と比較して、さまざまな産業で外国人が働いているのを目にするようになったと感じている方も多いのではないでしょうか。ここでは、外国人労働者が増加している背景を主に解説していきます。

人材不足が深刻化している

まず、大前提として認識しておいていただきたいのは、日本ではほとんどの産業が人材不足にあえいでいるという事実です。これは主に少子高齢化に加えて、職業選択や働き方の幅が広がったことが要因とされています。今後も人口の減少と労働人口比率の低下は加速するとみられており、人手不足は深刻化の一途をたどることでしょう。特に介護分野や建設分野は需要の増加も同時に進んでいるため、人手を補うことが喫緊の課題になっています。こうした背景から、外国人労働者の雇用を進める流れにシフトするのは自然なことだといえるでしょう。

特定技能制度の制定で外国人の流入が活発に

上記のような状況を踏まえ、厚生労働省によって「特定技能制度」が制定されました。特定技能制度の運用開始以前にも、外国人を受け入れる在留制度はありましたが、多くは労働力不足を補うことを主な目的にしているわけではありませんでした。

その最たる例が「技能実習制度」です。この制度を活用して多くの外国人が日本に入国しましたが、この制度はあくまで外国人のスキルアップを目的としています。
実際、在留期間の制約等の関係で、せっかくスキルを身につけても本国に帰ることを余儀なくされてしまう外国人も多くいました。

その点、特定技能制度は日本の人手不足解消を目的に作られたので、外国人労働者は日本での就労がしやすくなりました。今後は特にこの特定技能制度の影響で外国人の流入が加速する見込みとなっています。
新型コロナウイルスの影響で実質停止していた外国人の受け入れが、段階的に緩和されつつあることも追い風となり、たくさんの外国人が日本での就労を目的に入国してくる日は近いといえます。

外国人労働者の管理効率が課題に

多くの外国人労働者が日本に入国してくることで不足した労働力を補うことはできますが、だからといって手放しで喜んでいられるわけではありません。
外国人の受け入れを行う企業、もしくは受け入れ企業から委託を受けて支援業務を行う機関は、外国人労働者の管理をする必要があります。
もちろん、日本人労働者に対する雇用管理も必須ではありますが、外国人労働者の雇用管理は日本人労働者に対するものとは異なります。たとえば、在留資格や日本語教育の管理は外国人雇用ならではの管理事項です。これまで外国人の受け入れを行ってこなかった企業が、いきなりこうした雇用管理を行うのはハードルが高いといえるでしょう。
また、受け入れに関するノウハウを持った企業であっても、雇用管理の効率化に苦慮することも多いようです。

外国人を管理する上で重視すべきポイント

それでは、もう少し具体的な内容に触れていきます。外国人雇用において大切にしなければならないことはいくつもありますが、ここでは主に3つのポイントについてご説明します。どれも外国人の受け入れを行うのであれば避けては通れないものです。今後外国人労働者の受け入れを予定している場合も、既に受け入れが完了している場合もぜひ参考にしてみてください。

コンプライアンスの確保

近年、日本の企業にはこれまで以上にコンプライアンスを遵守することが求められています。法令に反することで罰則を受ける可能性があるのはもちろん、企業の信用問題にも関わるため、全社的にコンプライアンス意識を高めておくのは必須です。
それは外国人雇用を行う際にも例外ではなく、外国人労働者の在留資格切れや労働条件違反は、重大なコンプライアンスの危機を招く可能性があります。
外国人労働者本人と受け入れ企業のため、コンプライアンスの遵守は重視しなければならないのです。

管理効率の向上

上でご紹介したとおり、外国人の雇用管理の効率化に悩む企業は多いといえます。
管理しなければならない情報も多く、支援内容も多岐にわたるため、受け入れに際してかかるさまざまな面でのコストは決して無視できません。
外国人労働者の受け入れ後も雇用管理自体は続くため、企業は管理の効率化を図り、通常業務の生産性を落とさないようにする必要があります。
せっかく人手が増えたのにも関わらず、雇用管理に多大なコストを割いてしまうと結果的に生産性が落ちてしまうことも考えられるでしょう。特に複数の外国人労働者の管理を行う必要がある場合、情報の管理や共有をしっかり行いつつ、可能な限り雇用管理を効率化していくことが重要です。

本人が安心して働けること

各種在留資格制度を使って外国人労働者を受け入れる際には、「本人が安心して働けるような環境作りをする」ということをなによりも重要視しなければなりません。
受け入れ機関に対して求められていることのほとんどは、外国人労働者が日本で健やかに働くことができるようにするためのものです。
制度やコンプライアンスへの対応にフォーカスするあまり、この点がおざなりになってしまうことも多いのですが、労働者本人と受け入れ機関の間に軋轢を生まないようにするためにも本人の意向に耳を傾けるようにしましょう。
慣れない国に来るというだけで不安なものですが、現地で労働するとなれば相当の心労がかかるのは想像に難くありません。
ひとりひとりが働きやすいような環境作りをするのは、受け入れ機関の役目です。

外国人の雇用管理で起きてしまいがちな問題

さて、ここからは外国人を雇用している現場で起こってしまいがちな問題について、ひとつひとつご紹介していきます。実際に雇用管理を行っている担当者の方であれば、うなずけることも多いのではないでしょうか。
これから受け入れを行う企業の方も、ぜひ自社で十分起こりうる問題だとして参考にしてみてください。

在留資格ごとの管理が難しい

複数の在留資格制度を利用して外国人労働者を受け入れた場合、管理の難易度は上がってしまいます。最近であれば、技能実習制度や特定技能制度が外国人の受け入れを行う際のスタンダードとなっていますが、各制度では管理項目や在留期間、雇用条件などが異なります。
同じ制度を使った労働者がたくさんいるだけでも企業の雇用管理は難しくなりますが、複数の在留資格を用いた場合はなおさらです。
在留期間を誤って認識したことが原因で、結果的に不法滞在をさせてしまう可能性もあるため、在留資格と管理に必要な情報を適切に管理する必要があります。

情報管理に不安がある

書類の電子化があまり進んでいない企業では、紙ベースで資料を保管するのが主流となるでしょう。管理すべき情報が少ないうちはさほど問題は生じないのですが、取り扱う情報が多くなればなるほど情報管理に伴うコストはかさみ、セキュリティ上のリスクも高まります。
欲しい情報をすぐに取り出すことができなかったり、書類を持ち歩くことで常に紛失の危険を抱えたりすることで、通常業務へ支障が出てしまうことすらあるでしょう。
また、そもそもどの書類をいつまで保管しておけば良いか分からず、ただ書類が山積していってしまうという声も上がっています。

データを電子化して保管している場合でも、安心はできません。
情報をメール等で送信する際に誤送信してしまう可能性もありますし、エクセルをはじめとした表計算ソフトを使った情報の管理には限界があります。

データの蓄積ができていない

情報の管理体制の延長でお話すると、データの蓄積がうまくできないという問題も生じる可能性があります。
例えば外国人労働者と面談を行った際の記録をうまく残せていなければ、適切な対応ができなかったり、続く面談の内容が重複してしまったりすることが考えられます。
データを時系列で蓄積できている場合でも、外国人労働者ひとりひとりのデータをまとめて参照できるような状態でないケースは少なくありません。
これまでの相談内容も踏まえて適切に対処するために、面談内容をはじめとしたデータの蓄積は必要不可欠だといえます。

最新の情報についていけない

外国人が日本で就労する際には、関連する法律に従わなければなりません。
その認識は多くの企業で共通していますが、果たしてその法律に関する情報は最新のものでしょうか。法改正や制度の見直しなど、外国人雇用を取り巻く状況はめまぐるしく変化しています。最新の情報をしっかりと確認していなければ、最悪のケースでは法令に抵触してしまうこともあります。
古い情報は意味を持たないどころか、先入観を作り出しミスを発生させてしまう要因にもなり得るでしょう。ただ、人手不足が甚だしく、常に最新の情報を追い続けるのは難しい企業が多いのも実状です。

書類作成が難しい

外国人労働者を受け入れ、就労してもらう際には作成しなければならない書類がいくつもあります。
最近では特定技能制度の活用に伴い、「支援実施状況に係る届出書」をはじめとした各種書類の発行に苦慮するケースが多くみられます。特に従業員数が少ない企業の場合、書類作成に割くリソースがないことが悩みの種となっています。

外国人の雇用管理に用いるサービスを選ぶ際のポイント

さて、上記でご紹介したような問題を解決する際には、雇用管理システムを用いることが有効です。特に従業員数が少なく雇用管理専門の従業員がいない企業においては、省人化しながら雇用管理の効率を最大限高める必要があります。ここでは、雇用管理システムを選定する際のポイントをご紹介します。

各在留資格に最適化されているか

特に外国人が利用している在留資格が単一でない場合には、システム側で在留資格に応じた情報管理ができるようになっているかを確認しましょう。
先述した内容と重なる部分はありますが、在留資格ごとに管理すべき情報は異なります。
今後特に特定技能制度の活用が増えるため、システムが特定技能制度に最適化されているかという点も重要になります。

情報を適切に管理できるような仕組みになっているか

情報を紙ベースで保管すると、必要な情報を見つけるのが難しくなってしまったり、管理コストがかかってしまったりとさまざまな問題が生じてしまいます。こうした問題を解消するにあたって重視すべきことは、導入予定のシステムに「自社内で欲しい情報をすぐに取り出すことができるような機能があるかどうか」という点です。
データを電子化することができても、求める情報をすぐに取り出すことができなければペーパーレス化のメリットを十分享受できていないといえます。
検索機能や分類機能が充実しているか、そしてそのシステムは使いやすいかという部分に気を配ってみましょう。

また、もし自社で外国人の雇用管理を行わない場合には、受け入れ企業と登録支援機関との間でデータのやり取りがうまくできるようになっていることが重要です。
中には、受け入れ企業と登録支援機関の間で同じデータを参照できるサービスもあり、メールよりも迅速かつ確実な情報共有が可能になります。
特に在留カード番号などの個人情報をやりとりする際には、こうしたシステムを使ってリスクを低減すべきだといえるでしょう。

面談内容が記録できるようになっているか

面談の内容を適切に記録し、参照したいときにすぐ取り出せるようにしておくことができるサービスがあれば、面談内容の管理に手を焼くことはありません。
特に複数の外国人労働者を受け入れる際や、面談の担当者が変わることがある場合には、面談記録が残っていると引き継ぎが容易になります。
面談の記録が可能なサービスを比較する際には、使いやすさで選ぶとよいでしょう。
複数の面談担当者がいる場合には、記録のしやすさや見やすさが大切になってきます。

特定技能制度を活用するなら教育管理も必須！

特定技能制度を使って外国人労働者を受け入れるのであれば、教育管理は必要不可欠です。
ここでは、教育管理を徹底することがなぜ重要なのかご説明し、当社のサービスをご紹介させていただきます。外国人労働者の教育にお悩みの方はぜひご検討ください。

教育管理を行う重要性とは

従業員がどれくらいの進度で教育を進めているのか、また日本語能力がどの程度向上したのかを管理することで、本人の得意なことや苦手なことがわかります。
その結果、外国人労働者に得意分野を生かした業務を担当してもらったり、連絡事項の伝え方を工夫したりすることができます。最終的には日常業務の効率を向上させることも見込めるでしょう。教育管理には、大きな意味があるのです。

MANABELシステムは日本で唯一の「教育管理もできるシステム」

当社が提供する「MANABELシステム」は、特定技能制度を使って入国した外国人労働者の管理に特化したシステムです。特筆すべきなのは、雇用管理に加えて日本語教育やLMSの管理が可能であることです。学習の進捗管理や傾向の分析もできるため、ひとりひとりが今何を学び、どの程度の能力を持っているかは一目瞭然です。
eラーニング機能を活用すれば、MANABEL JAPANが用意している講座だけでなく、自社で講座を作成して配信することも可能になります。

教育管理もできる「MANABELシステム」は、日本で唯一無二の存在です。
また雇用管理や特定技能制度に関してお悩みがございましたら、お気軽にご相談いただけます。お気軽にお問い合わせください。

システム活用が肝心！雇用管理を効率化して人手不足の解消を

これから先、特定技能制度を使って外国人を受け入れようとしている企業はさらに増加していくと予想されます。この記事を読んでいただいている方の中にも、これから外国人労働者の受け入れを検討されている方もいらっしゃるのではないでしょうか。ぜひこの記事を参考に、システムを活用しつつ雇用管理の効率化に取り組んでみてください。