登録支援機関の義務的支援とは？効率化するための方法までご紹介します
近年、深刻化する人手不足に悩む企業の救世主として、特定技能外国人の存在にスポットライトが当たっています。
特定技能制度を活用するにあたり、必須となるのは外国人労働者に対する支援です。この記事では特に、受け入れ事業者が必ず提供しなければならない「義務的支援」について、概要から効率化の方法までをご説明します。
現在特定技能外国人の受け入れを行っている、もしくはこれから行おうとしている登録支援機関の方にはぜひ読んでいただきたい内容となっています。
特定技能制度における登録支援機関の役割
まず、特定技能制度において登録支援機関が果たす役割をご紹介していきます。
またその上で、事業者が提供しなければならない2種類の支援についてご説明します。
本題に入る前に、登録支援機関や支援に関する前提知識を身につけておきましょう。
特定技能外国人の支援を担当する機関
登録支援機関とは、特定技能制度を活用して日本に入国してくる外国人に対し、支援を行う機関です。
就労のために来日する外国人の中には、これまで日本を訪れたことがない方も多くいます。
特定技能外国人として認可を受ける際、たしかに日本語能力に関する試験は実施されます。
しかし実際に日本に来てみると、円滑にコミュニケーションを取ることに難しさを感じる外国人が多いのも事実です。
また住まいや公的手続きなど、日本で暮らす上でしなければならないことはたくさんあり、外国人の悩みの種になっています。
そのため、特定技能制度を制定した厚生労働省は受け入れ事業者に対し、特定技能外国人が日本で生活していく上で必要不可欠な支援を行うことを義務づけました。
この義務的支援を行う機関こそが、登録支援機関となります。
ちなみに、どの事業者でもすぐに支援を行えるわけではありません。
登録支援機関として認可された事業所でなければ、支援を行っても特定技能制度において有効とはみなされないのです。
そのため、特定技能外国人の受け入れを行う事業者の対応は、主に下記の2つに分かれることになります。
・登録支援機関として認可を受け、自社内で支援を行う
・外部の登録支援機関に支援を依頼する
中には自社内で支援を行うために登録支援機関として認可を受けたものの、特定技能外国人が入ってこなくなったため、実質何の支援も行っていない事業者もあります。
このあたりの話については、後ほど詳しく解説します。ひとまずこの段階で頭に入れておいていただきたいのは、登録支援機関とは委託先の事業者だけを指すものではないということです。
特定技能外国人の義務的支援を行うことができる機関はすべて、登録支援機関と呼ばれるのです。
支援は「義務的支援」「任意的支援」に分かれる
続いて、支援そのものの分類について解説します。
登録支援機関が行う支援はすべて厚生労働省が定めた義務的なものかといえば、そうではありません。
義務的な部分以外でも、特定技能外国人が働きやすいように環境を整え、日本になじめるよう多方面でサポートを行う企業が増えています。
日本での暮らしや仕事に対して前向きな気持ちを持ってもらうことは、生産性の向上や離職率の低下といった効果を生み出すことにもつながります。
そのため、任意的な支援は企業にとってもメリットをもたらすでしょう。
義務的な支援についても、要件を満たすためだけの最低限のものでは特定技能外国人の満足度は下がってしまうと考えられます。本当に外国人労働者のことを思いやるのであれば、義務的支援と任意的支援の両方に力を入れることは必要不可欠なのです。
義務的支援を登録支援機関に任せるメリット
登録支援機関としての認可があれば、特定技能外国人の受け入れを行う企業がそのまま義務的支援を行うこともできます。
ただ、登録支援機関として認可されている事業者であっても、他の登録事業者に義務的支援の実施を委託するケースも多くあります。
義務的支援を登録支援機関に委託すると、委託料がかかってきますが、もちろん任せることで得られるメリットもあります。
たとえば、「自社の業務に集中できる」という点はかなり大きいといえます。特定技能制度における義務的支援の内容は多岐にわたるため、自社内ですべて網羅しようとするとかなりの人的コストがかかってきます。
自社の通常業務における人手不足を補うために外国人を受け入れても、外国人の支援に骨を折っていたら本末転倒です。自社内で効率的に支援を行う体制が整っていないのであれば、登録支援機関へ依頼した方が良い場合も多いでしょう。
また、登録支援機関に委託するメリットには「支援の質を向上させられる」というものもあります。同じ支援でも、やり方やサポートの程度によって質はかなり変わってきます。
自社内でなんとか基準を満たす支援ができたとしても、支援としての本質を考えるとあまり外国人労働者のためになっていない可能性すらあります。
それに対し、多くの外国人の義務的支援を行ってきた企業であれば、知識やノウハウの蓄積があるため、より質の高い支援を行うことができるでしょう。
不安や不満に思う材料を少しでも取り除くためには、支援のプロに依頼するのは非常に有効な手段なのです。
義務的支援にはどんなものがある？
特定技能外国人に対して行われる支援には、大きく分けて義務的支援と任意的支援の2種類があります。その上で、義務的支援の内容を見ていきましょう。支援は入国前から始まり、日本での就労期間はもちろん、出国時まで続きます。おおよそ9つに分類される義務的支援の内容を、一つずつご説明します。
事前ガイダンス
特定技能制度を使って日本に入国するまでに、外国人に知らせておかなければならない事項がいくつかあります。その告知を行うのがこの「事前ガイダンス」です。
必ず伝えなければならない内容には、入国手続きに関するものや雇用条件、これから行われる支援の内容などが含まれます。
特に費用負担に関する事項や相談を受け付ける窓口に関する情報などは、後々トラブルにもつながりかねないシビアな部分です。
漏れがないようしっかりと伝えておきましょう。またガイダンスの際、任意的支援として日本の天候や文化、本国から持参した方が良いもの等日本で快適に過ごすための情報が伝えられることが多いです。
出入国する際の送迎
特定技能外国人が入国する際には、空港まで迎えに行く必要があります。
もし、技能実習からの切り換えで対象の外国人労働者が既に日本にいる場合には、入国時の支援は不要になります。
また、特定技能外国人が出国する際には特定技能外国人を空港へ送り届けることが義務となっていますが、ここで注意しなければならないことがあります。
在留期間満了後の不法滞在（オーバーステイ）を防止するため、送迎を行う担当者は保安検査場の前まで立ち会い、出国を見守らなければなりません。
見送りも兼ねて、保安検査場までしっかり送り届けるようにしましょう。
住居確保や生活に必要な契約に関する支援
こちらは厚生労働省が定める義務的支援において、「適切な住居の確保に係る支援」と「生活に必要な契約に係る支援」の2つに分かれている内容です。
住居に関しては、日本に入国する時点で特定技能外国人が住居を確保していない場合、本人の希望に添って住居の確保にかかわる支援を行うことが求められています。
もし賃貸契約時に連帯保証人が必要で、それに該当する人物がいない場合には、登録支援機関が連帯保証人となります。転居する際にも、この支援は義務づけられています。
また、居室の広さは7.5平米以上なくてはなりません。これは4畳と少しの広さなので、ほとんどの物件では問題にならないと思われますが、注意しなければならないのがシェアハウスやルームシェアを行う場合です。
ここでいう居住空間の面積に共用スペースは含まれず、個人で独占できるスペースの広さが7.5平米以上なければなりません。本人がシェア形式での居住を希望する場合にはそのあたりの確認は必須です。
「生活に必要な契約に係る支援」には、日本で生活を始めるにあたって必要不可欠な契約の補助が該当します。
市区町村の役場での手続きや電気・ガス・水道などの契約など、暮らしていく上で必要な手続きについて、書類を用意したり、必要があれば各機関に同行したりすることが求められています。
契約の変更や解約についてのサポートは義務的支援には含まれませんが、難易度は契約とさほど変わりません。必要に応じて任意的支援として行うことをおすすめします。
生活オリエンテーション
こちらは日本で暮らす中で知っておかなければならないことを、本人が十分理解できる言語で伝えるという支援です。
伝えなければならない項目は多岐にわたり、医療機関の利用方法や生活ルール・マナー、各種届け出についての情報や相談窓口への連絡方法などが含まれます。
このオリエンテーションは最低でも8時間以上の実施が義務づけられていますが、なにより本人の理解度に合わせて実施すべきものです。今後の暮らしの質にも関わってくる部分なので、時間にとらわれずしっかり理解してもらえるまで説明をしましょう。
日本語学習の機会提供
特定技能制度を使って在留資格を得る際には、日本語能力に関する試験が行われます。しかし、日本で暮らす上ではそれだけでは不十分なのが現実です。
そのため登録支援機関には本人の希望に基づき、日本語を学ぶ機会の提供や入学や受講に際して発生する契約手続きの補助を行うことが義務づけられています。
ちなみに、自主学習のための学習教材としてはオンラインコンテンツも認められているため、近年ではeラーニングの活用が積極的に進められています。
相談や苦情への対応
日本で労働し、暮らしていく中ではさまざまな問題が生じることが予測されます。
もし登録支援機関が特定技能外国人から相談や苦情を受けた場合には、迅速かつ適切に対応しなければなりません。
支援機関内で対処ができない問題については適切な窓口や機関を案内し、同行して問題の解決に努めます。
特に多いのが勤務中や通勤中に生じたけがや病気に関する相談です。これらは労災保険制度の適用対象になるため、事前に労災保険のシステムや使い方について説明しておくと、いざという時の対応がスムーズになるでしょう。
日本人との交流促進
特定技能制度を利用して日本に入国する外国人の中には、日本の文化に強い興味を持っている人がいることも少なくありません。そうでなかったとしても、滞在する国の文化に触れたいと思うのは自然なことでしょう。
そのため義務的支援には、特定技能外国人が希望する場合に、地域で行われる行事やイベントに参加するためのサポートを行うことが含まれています。
地域社会に溶け込むことは簡単ではありませんが、だからこそ積極的な交流を望む外国人もいるため、登録支援機関側も適切な支援を行わなければなりません。
自己都合でない転職の支援
義務的支援として定められているのは「外国人の責めに帰すべき事由によらないで特定技能雇用契約を解除される場合の転職支援」という事項ですが、これは簡単にいえば本人の責任ではなく雇用契約を解除されてしまった場合には、登録支援機関は外国人の転職支援を行わなければならないという内容です。
本人の責任でない契約解除には、人員の削減や受け入れ機関の都合で行われる実質的な解雇が該当します。
次の受け入れ先として候補になり得る事業所の情報を提供したり、求職活動のための有休休暇の付与をしたりと、義務となっている支援の内容は多岐にわたります。
定期的な面談実施と行政機関への通報
登録支援機関は、最低でも3ヶ月に1回の面談を実施し、特定技能外国人の労働や生活の状況についてヒアリングをする必要があります。
近年、企業のミーティングはオンライン上で行われることが多くなりましたが、この面談については対面で行わなければなりません。
もし面談中に労基法や入管法に違反するような内容を知った場合には、登録機関に通報の義務が生じます。
登録支援機関における義務的支援の実態
さて、ここからは義務的支援や支援を行う機関の実態について説明していきます。
登録支援機関として認可を受けていても、すべての機関が実際に支援を行っているわけではありません。そうした状況がなぜ生じるのかという要因についても触れます。
年々増え続ける登録支援機関への通報
特定技能外国人に対する需要の増加に伴い、登録支援機関の数も年々増えてきています。
出入国在留管理庁の発表によると、2021年の12月末時点で6,724件だった登録数は2022年の4月時点で7,076件になっており、今後も増加の一途を辿るとみられています。
支援機関として登録されている組織の種類
登録支援機関として認可を受ける際、事業者の業種に関する制限は特にありません。
そのため、登録支援機関として認められている団体や企業の業種は実にさまざまです。
ここではその一例と、よくある登録理由をご紹介します。
特定技能外国人の受け入れを行う事業者
特定技能外国人の受け入れを行う事業者が、登録支援機関として認可を受け、自社内で支援を行うことに問題はありません。
そのため、すべて自社内で完結させるために登録支援機関になるケースも多々あります。
「登録支援機関」と聞くと外部の組織のように思えますが、受け入れ機関と登録支援機関が同一であることもあるのです。
商工会議所をはじめとする技能実習生の監理団体
外国人労働者の技能向上のための制度である技能実習制度の運用経験を生かし、監理団体が登録支援機関としての認可を受けることもあります。
技能実習生をサポートする際のノウハウが多く生かされるため、監理団体としての活動と登録支援機関としての活動で相互的な作用が生まれることが期待できます。これらの監理団体には漁業組合や公益財団法人も含まれます。
人材派遣会社
外国人の人材を派遣したり、紹介したりしている企業のほとんどは、登録支援機関となっています。登録支援機関として認可を受けていれば、人材の派遣から支援まで一貫して行うことができるためです。
受け入れ企業にとっても、人材の派遣と支援で別の事業者を選定する必要がないというメリットを享受できます。そのため、人材派遣会社や紹介会社が登録を受けるのはもはやマストとなっています。
社労士事務所や行政書士法人
社労士や行政書士の業務として、外国人の在留資格にかかわる業務を扱うことがあるため、中には特定技能外国人の義務的支援を行うことができるよう、登録支援機関になった事業者があります。
労務やビザに関する業務にも合わせて対応できるため、依頼する側にもメリットはあります。
実際に義務的支援を行う事業者は少ない？
2022年4月時点で7,000以上もの登録支援機関があるとご紹介しましたが、実はそのすべてが義務的支援の業務を行っているわけではありません。
なんと登録支援機関のうち、8割が外国人の支援業務を行っていないとも言われています。よくあるのは、「登録支援機関として事業を開始したものの、依頼がこないパターン」や「自社内で特定技能外国人の支援を行うつもりで認可を得たものの、外国人の雇用そのものがなくなってしまったパターン」です。
特定技能外国人の義務的支援は内容も多く、人的リソースも必要になります。実際に支援を行っている登録支援機関のほとんどは、支援そのものが業務の中心になっている事業者です。自社内に余裕が無い場合には、外部の登録支援機関に業務の委託をするケースが多いようです。
登録支援機関が抱える課題
たとえ外国人の義務的支援を主な業務として行っている事業者であっても、義務的支援の効率化は喫緊の課題になっています。多岐にわたる支援の監理や、年々増える人材の管理に苦慮していることが多いためです。ここでは、さまざまな登録支援機関でみられる課題をいくつかご紹介します。
業務の煩雑化
受け入れ機関がそのまま登録支援業務まで行う場合、通常業務に加えて多大な負担がかかるのは想像に難くないでしょう。
事前のガイダンスから出入国時の送迎、各種手続きの支援など、すべきことは多くあります。適切な業務管理ができなければ、支援がおろそかになってしまう可能性も十分考えられるため、注意すべきポイントだといえます。
義務的支援の品質確保に関する課題
義務的支援を行う際、どうしても「支援の要件を満たしているか」という点だけを気にしてしまいがちです。しかし、実際にはただ基準を満たせるだけの支援をしていれば良いわけではありません。
たとえば「日本人との交流促進」という項目ひとつをとっても、支援機関によって支援の内容はさまざまです。ただイベント情報の共有のみを行う機関もあれば、本人に寄り添ってどうしたら楽しめるか考え、支援をしている機関もあります。
どちらの機関の方が来日した外国人の満足度を高められるかは自明です。離職率を下げるためにも、質の高い支援を行うことは非常に重要な課題となっています。
人材管理の難しさ
これは主業務として義務的支援を行っている企業において起こりやすい問題ですが、管理している外国人の数が多くなればなるほど、人材管理の難易度が上がります。
特に個々人が必要としている支援や面談の内容など、正確に管理しなければ内容の取り扱いは難しいため、効率的に人材管理をするための手法やツールなどは必須だといえます。
教育管理面での課題
これは人材管理における課題と通じる部分もあるものですが、特にひとりひとりの教育管理は非常に重要な課題です。
たとえば分野や学習進度の異なる外国人の教育を行う際には、個々人に合わせて異なるコンテンツを用意する必要があります。
自社内で教育面での支援を行う場合はもちろん、義務的支援をメインの業務とし、複数の外国人の管理を行っている場合には、このあたりの問題は非常にシビアになってくるでしょう。
登録支援業務の効率化と質の向上を両立するには？
それでは、上でご紹介したような課題を解決し、義務的支援の効率化と質の向上の両立を図るにはどのような手法をとればよいのでしょうか。解決法は数多くありますが、ここでは4つに絞ってご紹介します。ここまでで挙げた課題にお悩みの場合には、ぜひ参考にしてみてください。
外部に委託するのもひとつの手段
まずは義務的支援を外部に委託するという選択肢のご紹介です。
特定技能外国人の受け入れ機関がそのまま支援を行うため、登録支援機関の認可を受けるケースはよくありますが、認可の有無と支援の現実性は別の問題です。
業務の状況に応じ、外部に義務的支援を委託するのも良い手段でしょう。
支援を委託することで通常の業務に専念できますし、支援の質の向上も期待できます。
社内管理をするならシステムの導入は必須
社内で義務的支援まで完結させる場合や、登録支援機関として他社の人材の支援を担当する場合には、人材管理システムの導入は必要不可欠です。
コストはかかってしまいますが、長期的な目線でみると決して高くはないでしょう。
人材管理にかける時間を極力減らし、管理業務の効率化を図りましょう。
eラーニングを活用する
特定技能分野におけるeラーニングは、コロナ禍で急速に普及が進みました。
eラーニングは感染拡大防止の観点において有効なのはもちろんですが、教育管理の効率化にも一役買ってくれます。
管理者目線では誰がどのコンテンツを、どこまで受講したかが一目瞭然です。外国人にとっても忙しい業務の合間で受講ができるため、時間管理がしやすくなります。
「MANABEL JAPAN」でも、各特定技能分野にかかわる専門的で高品質なeラーニングコンテンツを多数ご用意しています。教育支援の効率化についてのお悩みをお持ちでしたら、ぜひご検討ください。
特定技能外国人のことを第一に考えた意思決定を
すべての課題の解決法に通ずる部分ですが、最も大切なのは特定技能外国人の目線に立った支援を行うことです。
たとえば義務的支援の一環として住宅の提供を行う際には、自分がそこに住むつもりで部屋の下見をしてみることをおすすめします。
どうしても、管理者としての目線で見るとシステマティックな支援になってしまいがちですが、そのままの対応を続けると支援の質が下がってしまう可能性も高いです。
目先の効率化ではなく本人の満足度を重視することで、モチベーションの低下や転職など、長期的な目線で起こるロスを防ぎましょう。
本人に寄り添いながら効率化できる部分は効率化を！
特定技能外国人の受け入れを行う際、義務的支援は必須になります。しかし、重要なのはこれをただの義務として捉えず、外国人労働者に寄り添った支援を行うことです。その上で、システムや教育コンテンツを用いて効率化できる部分は積極的に効率化しましょう。
「MANABEL JAPAN」特定技能に関するご相談を受け付けていますので、いつでもご相談ください。
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